DORMA setzt auf eine moderne Wissensdatenbank

Übersicht

Projektziel war die Entwicklung und Aufbau einer Wissensdatenbank mit den folgenden Funktionen:

• Projekt Reporting:
  • Projekt-Datenbank
  • Erfassen von Projekt-Forecasts
  • Erinnerungsfunktionen und Berichte
• Expertendatenbank
• Verschlagwortung
• Verknüpfungen
• Umfangreiche Suchfunktionen
• DORMApedia
• Differenzierte Rechteverwaltung
• Mehrsprachigkeit
• Schnittstellen zu anderen Systemen (Controlling etc.)

Die Lösung im einzelnen

• silver.solutions hat die Wissensdatenbank auf Basis der Ibexa-Plattform realisiert. Die Software wurde um einige Module erweitert. Von silver.solutions programmierte Module erweitern die Funktionalität des norwegischen CMS.
• Personalisierte Ansichten sowie geschützte Bereiche mit vertraulichen Informationen wurden mit Hilfe der umfangreichen Rollen- und Rechteverwaltung im CMS umgesetzt. Die Nutzer müssen regelmäßig Ihre Zugehörigkeit zu DORMA nachweisen, um Ihren Zugang zur Wissensdatenbank zu erneuern.
• Die Projekte sind nach Regionen und nach Themen untergliedert.
• In einem speziellen Bereich für Projektverantwortliche können Budget- und Forecast-Daten sowie Projektstati erfasst und publiziert werden. Über Erinnerungsemails wird Quartalsweise an die Datenerfassung erinnert.
• Ausgewählte Nutzer können sich Berichte über alle Projekte erstellen lassen.
• Die Erweiterte Suche erlaubt die Suche in verschiedenen Rubriken der Datenbank. So kann gezielt nach verschiedenen Kriterien in der Projekt- oder der Experten-Datenbank gesucht werden.
• Jedem Artikel können Keywords zugeordnet werden. Dies erlaubt neben der gezielten Suche auch die Verknüpfung unterschiedlicher Dokumente zueinander. Das System schlägt dem Redakteur automatisch aus der vorhandenen Liste Keywords zum Text vor. Dazu wird der komplette Dokumententext mit den vorhandenen Keywords (inkl. Synonyme) verglichen.
• Jeder Nutzer der Wissensdatenbank kann sich in die Expertendatenbank eintragen. Dazu wird ein Formular mit Pflicht- und Auswahlfeldern angeboten. Zudem kann der Mitarbeiter entscheiden, ob sein Profil auch für die interne Bewerber-Datenbank freigegeben werden soll.
• Der Bereich Personal sucht in der Expertendatenbank gezielt nach Projektleitern und –Mitarbeitern für neue Projekte innerhalb des Unternehmens. Die Stellen werden in diesem gesonderten Bereich veröffentlicht. Zudem wird hier die Liste der interessierten Bewerber (anonymisiert) mit ihren Qualifikationen publiziert.
• DORMApedia bietet einen Bereich zum freien Austausch von Themen, Gedanken und Informationen.

Das Projektergebnis

Wer kennt sich auf welchem Gebiet aus und wo werden welche Projekte realisiert? In einem Unternehmen mit über 6.000 Mitarbeitern weltweit lässt sich diese Frage nicht immer einfach beantworten. Mit der Wissensdatenbank bietet DORMA allen wichtigen Informationen aus dem Bereich Change- und Projektmanagement eine Plattform. In der Experten-Datenbank und der Projekt-Datenbank kann jeder DORMA Mitarbeiter ungeachtet von Zeitverschiebungen oder Sprache Informationen suchen oder auch publizieren.